По ролям, я дак ничего не создавал, обошелся теми что были, так что хз. Копии баз данных тебе придется делать для канцелярий отделов и канцелярий заместителей, по одной на каждый отдел и зама соответственно, называешь их по аналогии со старым названием, изменив лишь букву либо порядковый номер (на конце). Ключи для каждой базы надо прописывать в администрирование-настройка. См. скриншоты.