Похоже вы говорите о какой то внутренней системе документооборота. С данным вопросом рекомендуем обратиться к разработчикам этой системы, вопрос не относится к функционированию самих Domino\Notes, сразу идет нестыковка на уровне терминологии. Если разработчики недоступны - для решения проблемы потребуется скорее всего изучение интерфейса и функционала вашей системы, услуга вероятно будет платной.
