Нашел ответ на вопросы. Может кому и пригодится:
1,2 и 3 вопрос: в административном клиенте выбрать БД--->правой кнопкой--->Manage Views
4 вопрос - в свойствах каждой БД---> replication setiings--->space savers---> Remove documents not modified in the last xx days