Все правильно - можно сделать Dialog List, в нем варианты брать из вида с уже существующими документами + поставить галочку "Allow values not in list". Тогда человек может выбрать из тех вариантов, что уже есть, или ввести свое значение. Как только он сохранит документ с новым значением - документ попадет в вид, из которого dialog list берет свои варианты, и тогда при следующем открытии формы у человека будет выбор все старые + новый вариант.
Ну или можно сделать справочник.