Да, про это я в курсе. Просто на специальный ящик будут отправляться письма большого размера. Именно для этого необходимо сделать отдельную базу, чтобы все файлы хранились там. Тот вариант, что Вы предложили, конечно будет работать, просто будет очень быстро и бесполезно убывать место на сервере. Если получателей например 100 штук, то это большое письмо попадет во все ящики и будет занимать в 100 раз больше, чем хотелось бы.. Именно поэтому хотелось бы сделать так, чтобы при попадании письма в специальную базу, ста сотрудникам приходило оповещение о том, что в спец базу пришло письмо.