Предлагаю следующий алгоритм:
1. Когда создаете документ в почтовой базе пользователя, получаете UNID создаваемого документа (maildoc.UniversalID).
set maildoc = maildb.CreateDocument
2. Этот UNID сохраняете в специальное поле в документ в рабочей базе (где формируется задача).
Например:
doc.MailDocID = maildoc.UniversalID
call doc.Save (true, true)
3. Если в рабочей базе меняется задача (документ doc) и нужно изменить соответствующую задачу в почтовой базе пользователя, то или создаем агента, запускающегося при изменении документов в рабочей базе, или обрабатываем событие сохранения документа (когда пользователь меняет поля). Агент находит соответствующий документ в почтовой базе по его сохраненному UNID:
set maildoc = maildb.GetDocumentByUNID(doc.MailDocID(0))
maildoc.Subject = doc.Subject(0) 'здесь обновляем задачу в почте
...
call maildoc.save(true,true)