О каком засорении речь? Если не сохранять документ, то в базе он и не останется. Ну или можно автоматически удалять другим агентом эти уведомления.
В LotusScript так просто, как с @MailSend, не получится, вариант, предложенный nadya, вполне адекватный. А в теле письма (поле Body) уже добавляете любой текст и, например, ссылку.