Элеонора, добрый день!
Судя по тексту сообщения, в вашей организации функционирует некий документооборот, работающий на платформе Lotus Notes/Domino. Так как это не стандартная база данных, поставляемая в комплекте с Lotus Notes/Domino, то мы не знаем логику ее работы. Соответственно, не видя приложения и исходных кодов, мы не можем ответить на ваш вопрос.
Могу посоветовать обратиться к разработчикам вашего программного обеспечения.