Ну читаем внимательнее.
У пользователя в почтовой базе настроено архивирование на сервер. При этом он пытается из меню вызвать процесс архивирования и у него выходит ошибка.
Это корректно. При таком типе архивирования, от пользователя дополнительные действия не нужны. Процесс автоматом должен отрабатывать на сервере с помощью компакта. Пользователь в этом случае и не должен инициировать архивирование.
Другое дело почему лотус дает выбрать этот пункт меню, а не засеривает его или не убирает из списка.
Руками пользователь может только перетащить выделенные документы в архивную базу.