Возможно, у вас неверно настроены права доступа к почтовым базам. Права можно настроить, открыв почту, например, с помощью учетки domino administrator, и открыв список доступа (в главном меню File - Application - Access control).
У вас не открывается почта по кнопкам. Это, скорее всего, вызвано тем, что, у вас настроен клиент Lotus Notes на другой сервер или учетную запись. Настройки хранятся в записи специального типа Location. В правом нижнем углу в строке состояния есть переключатель расположения клиента. Обычно это что-то наподобие "Online". Чтобы настроить расположение, нужно нажать на этот переключатель и выбрать в меню "Edit locations" или открыть личную адресную книгу контактов, в меню слева выбрать пункт Advanced - Locations. Затем нужно скорректировать настройки почты - верно указать сервер и путь к почтовому файлу пользователя.
Правила формирования обратного адреса пользователя задаются на сервере в документе Configuration